2019年8月27日火曜日

会報(Newsletter)

3年前から約1千名の会員向けに会報づくりを某会より依頼されました。会報作成に関しては全くの素人でしたが、指名を受けた以上は断れないのでお引き受けしました。前任者からの作業の引継ぎは全くなく、既存の会報を見てゼロから作成プロジェクトを立ち上げることになりました。初年度の広報メンバーは会から適当に割り振られましたので、印刷会社探しと並行してメンバーの一人一人と面談しました。

会員として初対面の方ばかりで果たして広報メンバーとして大丈夫なのかを知りたかったのですが、残念ながらほとんどの方がパソコンさえ使えない人たちばかりで、その上に仕事もしているので中々広報作業は手伝えないということでした。仕方がないので2年の任期中は10人中の2人と事務局1人の3人で仕事を進めていきました。年2回の会報づくりは企画から考えると製本まで3、4か月かかります。

当然メンバーは素人ばかりなので、編集会議はじめ紙面の企画段階から作業工程づくりとメンバーへの作業指示、工程の進捗管理はすべて責任者である私の役割です。たまたま初めての依頼した印刷屋さんとの相性も良く、仕事の流れは企画から製本まで初版で一通り経験して大体の感覚は掴めました。しかし一番苦労するのは、年間通じたイベントの掲載コンテンツである記事と写真を集めることです。所謂、取材の依頼やコンテンツ作成をどのように機能的に進めるかです。

また会報にはふるさと情報を掲載しますので、地方行政とも早い段階で事前に根回しをしてメール上で打ち合わせをします。あれこれ工夫しながら徐々に会報の中身も充実させつつ4冊を刊行して2年間が過ぎ去り、次期の広報メンバーも一新しました。現在、新メンバーとともに5冊目を編集中ですが、どんな仕事もメンバーの協力次第だと実感している次第です。

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